Chứng nhận ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn mới ISO 9001:2015 thay thế tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là bước đột phá của tổ chức ISO trong nổ lực nghiên cứu và phát triển tiêu chuẩn về Hệ Thống Quản lý Chất lượng. Theo nhận định của ông Trương Thành Nhân – Giám Đốc công ty tư vấn ISO Time Super C (www.i-tsc.vn) thì cấu trúc mới, nội dung mới và triết lý tư duy mới “tư duy dựa trên rủi ro / Risk-based thinking” của  tiêu chuẩn ISO 9001:2015 rõ ràng đã hướng đến mục tiêu giúp cho Doanh nghiệp/Tổ chức trên toàn thế giới khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ ngày càng nâng cao lợi nhuận/hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của mình, điều mà trước đây tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chưa hướng đến một cách rõ ràng, trước đây ISO 9001:2008 hướng đến “thỏa mãn khách hàng” còn “thỏa mãn bản thân doanh nghiệp” (ví dụ như lợi nhuận của doanh nghiệp, các hiệu quả hoạt động khác của doanh nghiệp) thì lại gần như không đề cập đến”.

Mọi Tổ chức/doanh nghiệp đều mong muốn được liên tục tăng trưởng, đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy trì tỷ suất lợi nhuận cao đó và đều mọi Doanh nghiệp/Tổ chức đều hiểu rõ phải có một hệ thống quản lý khoa học chặc chẽ để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chắc chắn là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý khoa học, chặc chẽ mà mọi Doanh nghiệp/Tổ chức nên tìm đến để áp dụng. Trong bài viết này, Công ty tư vấn ISO 9001:2015 – Time Super C (www.i-tsc.vn) sẽ giới thiệu đến Quý vị một cái nhìn tổng quan, dễ hiểu về tiêu chuẩn ISO 9001:2015, hy vọng sẽ giúp cho Quý vị hiểu được bản chất thật sự của tiêu chuẩn đang được nhiều doanh nghiệp Việt Nam và hầu hết các tập đoàn đa quốc gia lựa chọn làm nền tản quản lý của mình.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có tên gọi đầy đủ là “Hệ thống Quản lý Chất lượng – Các yêu cầu(Quality Management Systems – Requirements”, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 5 vào năm 2015 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.

ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động, Doanh nghiệp/Tổ chức ít hơn 10 nhân viên cũng áp dụng được, Doanh nghiệp/Tổ chức có số lượng nhân viên vài trăm ngàn người áp dụng cũng được. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không giới hạn tuổi đời của Doanh nghiệp/Tổ chức, Doanh nghiệp/Tổ chức đã hoạt động lâu đời bây giờ bắt đầu áp dụng cũng được, Doanh nghiệp/Tổ chức vừa mới thành lập áp dụng ISO 9001:2015 thì càng tốt và nhanh chóng tạo ra lợi thế cạnh tranh của Doanh nghiệp/Tổ chức đó.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đưa ra các chuẩn mực để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng một cách khoa học để kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa sai lỗi, sản xuất/cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng thỏa mãn khách hàng một cách ổn định, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không phải là tiêu chuẩn dành cho sản phẩm. Khi một Doanh nghiệp/Tổ chức áp dụng ISO 9001:2015 sẽ tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, ngăn ngừa những rũi ro trong quá trình hoạt động, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt.

Sự khác biệt lớn giữa ISO 9001:2015 và ISO 9001:2008 đó là tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu Doanh nghiệp/Tổ chức phải có “tư duy rủi ro” trong mọi hoạt động và quá trình của doanh nghiệp /tổ chức, Doanh nghiệp/Tổ chức phải áp dụng các phương pháp, kỹ thuật đánh giá rủi ro để nhận diện ra được các rủi ro tiềm ẩn gây thiệt hại không thể chấp nhận được cho Doanh nghiệp/Tổ chức, để từ đó tăng cường biện pháp kiểm soát, biện pháp quản lý, biện pháp ngăn ngừa giúp cho mọi nhân viên và tất cả các cấp phòng ban của Doanh nghiệp/Tổ chức có thể giảm thiểu tối đa sai sót, giảm tối đa thiệt hại và tăng khả năng làm việc hiệu quả, giúp cho Doanh nghiệp/Tổ chức không chỉ luôn “thỏa mãn khách hàng” mà còn đáp ứng được “Kết quả mong đợi của Hệ thống Quản lý Chất lượng”, đối với tất cả ông chủ của tất cả Doanh nghiệp/Tổ chức “kết quả mong đợi của Hệ thống Quản lý Chất lượng” chính là lợi nhuận, là tốc độ tăng trưởng của Doanh nghiệp/Tổ chức. Chính vì vậy mà ông Trương Thành Nhân – Giám Đốc Công ty tư vấn ISO 9001:2015 Time Super C (www.i-tsc.vn) đã có nhận xét về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 như sau: “Có thể nói đột phá lớn nhất của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đó là làm cho chủ của các Doanh nghiệp/Tổ chức sẽ quan tâm nhiều hơn đến tiêu chuẩn này, vì tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ là một hệ thống giúp cho Doanh nghiệp/Tổ chức nâng cao được lợi nhuận, ngày càng cạnh tranh nếu tiêu chuẩn này được áp dụng một cách trung thực.”

Chính nhờ những tác dụng ấy mà ISO 9001:2015 hiện nay được xem là một trong những giải pháp căn bản nhất, là nền tản đầu tiên để nâng cao năng lực của bộ máy quản lý doanh nghiệp và tăng khả năng phát triển của Doanh nghiệp/Tổ chức. Chính vì vậy hầu hết các doanh nghiệp khi muốn cải tổ bộ máy, nâng cao năng lực cạnh tranh đều chọn áp dụng ISO 9001:2015 cho doanh nghiệp mình rồi sau đó lần lượt áp dụng các hệ thống tiên tiến hơn như TQM (quản lý chất lượng toàn diện), Lean manufacturing (sản xuất tinh gọn), 6 sigma (triết lý cải tiến theo nguyên lý 6 sigma),…

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là một quyển tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2015 (ISO 9000:2015 series). Tổ chức/Doanh nghiệp muốn triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cần phải đọc và làm theo 2 quyển tiêu chuẩn sau của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2015:

– ISO 9000:2015 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9000:2015) để có thể hiểu ý nghĩa của những thuật ngữ dùng trong quyển tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Tên của tiêu chuẩn ISO 9000:2015 là “Cơ sở và từ vựng của hệ thống quản lý chất lượng”.

– ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2015) để biết được những yêu cầu gì mà hệ thống quản lý chất lượng của Tổ chức/Doanh nghiệp mình cần phải đáp ứng.

– Ngoài ra, để tăng cường hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng, Doanh nghiệp có thể nghiên cứu và vận dụng theo hướng dẫn của tiêu chuẩn ISO 9004:2009 (Managing for the sustained success of an organization – A quality management approach).

Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Những lợi ích tiềm năng khi một Doanh nghiệp/Tổ chức áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là:

a) Có được khả năng luôn cung cấp sản phẩm/dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu luật định;

b) Nâng cao sự hài lòng của khách hàng;

c) Giải quyết các rủi ro và kết hợp tận dụng được các cơ hội để đạt được mục tiêu mong đợi của Doanh nghiệp/Tổ chức;

d) Tăng khả năng chứng minh Doanh nghiệp/Tổ chức đã có được một hệ thống quản lý chất lượng khoa học, chặc chẽ từ đó lấy được niềm tin của khách hàng, nhà đầu tư, nhân viên, ….

7 nguyên tắc quản lý chất lượng của ISO 9001:2015 (Quality management principles)

(7 nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015)

ISO 9001:2015 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của rất nhiều Doanh nghiệp/Tổ chức trên toàn thế giới. Qua rất nhiều nghiên cứu thực tiễn, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy có 7 nguyên tắc quản lý chất lượng cần được xem là nền tản để xây dựng nên chuẩn mực cho một hệ thống quản lý chất lượng trong thời đại hiện nay, đó là:

Nguyên tắc 1: Luôn hướng vào khách hàng

Nguyên tắc 2: Sự Lãnh đạo

Nguyên tắc 3: Sự cam kết của mọi người

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Nguyên tắc 5: Cải tiến

Nguyên tắc 6: Đưa ra quyết dịnh dựa trên bằng chứng

Nguyên tắc 7: Quản lý mối quan hệ

Bảy nguyên tắc quản lý chất lượng này được nêu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (TCVN 9001:2015) nhằm giúp cho Lãnh đạo của Doanh nghiệp/Tổ chức nắm vững phần hồn của ISO 9001:2015 và sử dụng để dẫn dắt Doanh nghiệp/Tổ chức đạt được những kết quả cao hơn khi áp dụng ISO 9001:2015 cho Doanh nghiệp/Tổ chức của mình.

Triết lý về quản lý chất lượng của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

1. Hệ thống chất lượng quyết định chất lượng sản phẩm, sản phẩm tạo ra là một quá trình liên kết của tất cả các bộ phận, là quá trình biến đầu vào thành đầu ra đến tay người tiêu dùng, không chỉ có các thông số kỹ thuật bên sản xuất mà còn là sự hiệu quả của bộ phận khác như bộ phận hành chính, nhân sự, tài chính.

2. Làm đúng ngay từ đầu là chất lượng nhất, tiết kiệm nhất. Nhận dạng rủi ro và chú trọng phòng ngừa ngăn chặn sai lỗi ngay từ ban đầu, đảm bảo giảm thiểu sai hỏng không đáng có, tiết kiệm thời gian, nhân lực…Có các hoạt động điều chỉnh trong quá trình hoạt động, đầu ra của quá trình này là đầu vào của quá trình kia.

3. Làm đúng ngay từ đầu là biện pháp phòng ngừa tốt nhất. Như đã nói ở trên, mỗi thành viên có công việc khác nhau tạo thành chuỗi móc xích liên kết với nhau, đầu ra của người này là đầu vào của người kia.

4. Quản trị theo quá trình và ra quyết đinh dựa trên sự kiện, dữ liệu. Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách có hiệu quả khi các nguồn lực và các họat động có liên quan được quản lý như một quá trình. Mọi quyết định có hiệu lực được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin.

Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Điều khoản 0: Lời giới thiệu.

Điều khoản 1. Phạm vi áp dụng.

Điều khoản 2. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa

Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức

Điều khoản 5: Sự lãnh đạo

Điều khoản 6: Hoạch định

Điều khoản 7: Hỗ trợ

Điều khoản 8: Điều hành

Điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động

Điều khoản 10: Cải tiến

Có thể tổng hợp các điều khoản của ISO 9001:2015 theo dạng mô hình cây như sau:

Mô hình quản lý chất lượng theo nguyên tắc tiếp cận theo quá trình như sau:

So với ISO 9001:2008, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ít quy tắc hơn so với bản tiền nhiệm của nó, ISO 9001:2015 tập trung vào kết quả hoạt động của Doanh nghiệp/tổ chức và tập trung vào kết hợp phương pháp tiếp cận quá trình với tư duy dựa trên rủi ro, và sử dụng các chu trình Plan-Do-Check-Act ở tất cả các cấp trong Tổ chức/Doanh nghiệp.

Đối với những Doanh nghiệp/Tổ chức đã áp dụng và đã có chứng nhận ISO 9001:2008, khi chuyển đổi sang tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Doanh nghiệp/Tổ chức vẫn có thể giữ lại tất cả các quy trình/thủ tục, hướng dẫn công việc vốn đã có sẵn theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (ví dụ như sổ tay chất lượng, thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu, thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ, thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ, thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp, thủ tục (quy trình) hành động khắc phục, thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa, ….) nhưng phải tiến hành phân tích và nhận diện những rủi ro và cơ hội hiện hữu, tiềm ẩn trong tất cả hoạt động từ đó “hoạch định lại” những quy trình thủ tục hiện có và soạn thảo thêm/hoặc bỏ bớt đi những nội dung, quy trình thủ tục không cần thiết.

Chính sách chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không còn chỉ là phù hợp với bản chất của doanh nghiệp nữa mà còn phải phù hợp với “bối cảnh của tổ chức và phải hỗ trợ các định hướng chiến lược của tổ chức” điều này đồng nghĩa là chính sách chất lượng của mỗi Doanh nghiệp/tổ chức sẽ không còn “na ná giống nhau nữa” vì bối cảnh và chiến lược của mỗi doanh nghiệp chắc chắn là phải khác nhau, từ đó mục tiêu chất lượng cũng phải thật sự “bám vào bối cảnh và chiến lược của doanh nghiệp/tổ chức” không còn chung chung và “na ná giống nhau giữa các các doanh nghiệp/tổ chức nữa”.

Sự khác biệt lớn và linh hồn của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nằm ở điều khoản 4.1 “Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức” và 6.1 “Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội”, 2 điều khoản này sẽ giúp cho Tổ chức/Doanh nghiệp thật sự tăng lợi nhuận, tăng trưởng hơn và tăng khả năng cạnh tranh và có sức đề kháng mạnh để tồn tại và phát triển trong thương trường khốc liệt. Ông Trương Thành Nhân – Giám Đốc Công ty tư vấn ISO 9001:2015 Time Super C (www.i-tsc.vn) đã từng phát biểu như sau: “Có một thức tế không thể có chối bỏ là với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trước đây không “thu hút được sự quan tâm và chú trọng thật sự của Lãnh Đạo cao nhất của Tổ chức/Doanh nghiệp” thì nay với tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chắc chắn Lãnh Đạo cao nhất của Tổ chức/Doanh nghiệp sẽ dành nhiều sự ưu ái hơn với tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vì đây chính là “bản đồ”, là “bí kiếp” mà tất cả Lãnh Đạo cao nhất của Tổ chức/Doanh nghiệp đang tìm kiếm lâu nay.”

Để chứng minh Doanh nghiệp có áp dụng và duy trì việc áp dụng ISO 9001:2015, Doanh nghiệp phải cung cấp cho đánh giá viên của tổ chức chứng nhận ISO 9001:2015 các hồ sơ, các thông tin theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015. (vui lòng tìm đọc bài viết “ISO 9001:2015 – các thông tin dạng văn bản, tài liệu, hồ sơ cần thiết” để biết thêm chi tiết)

Tóm lại: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không thể bảo đảm rằng các quá trình và sản phẩm không có lỗi, nhưng chắc chắn rằng hệ thống này tạo nên sức mạnh cạnh tranh của tổ chức, giúp Tổ chức/Doanh nghiệp tồn tại và phát triển hơn đồng thời chứng minh sự tin cậy của Tổ chức/Doanh nghiệp, nhờ vào :

– Luôn hiểu rõ bản thân Tổ chức/Doanh nghiệp, hiểu rõ các cơ hội, rủi ro bên ngoài và bên trong doanh nghiệp từ đó định được chiến lược kinh doanh, chiến lược phát triển phù hợp với tổ chức và bối cảnh của Tổ chức/Doanh nghiệp

– Có được chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống.

– Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực hiện từng công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn

– Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi công việc sẽ được thực hiện thích hợp và khoa học.

– Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các sai lỗi, sai sót ở tất cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại sai lỗi, sai sót với nguyên nhân cũ đã từng xảy ra.

– Một cơ chế để có thể định kỳ đánh giá toàn diện nhằm liên tục cải tiến toàn bộ hệ thống.

– Xây dựng được một quá trình bảo đảm mọi yêu cầu của khách hàng đều chắc chắn đạt được trước khi chấp nhận yêu cầu của khách hàng.

Trên đây là sơ lược về ISO 9001:2015, nếu Quý vị mong muốn tìm hiểu cách thức xây dựng vào áp dụng ISO 9001:2015 vào Tổ chức/Doanh nghiệp của mình, xin mời Quý vị tìm đọc bài viết “Hướng dẫn phương pháp tự xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015”

Bài viết được viết và chịu trách nhiệm bởi: International TIME SUPRE C Co., Ltd

Nguồn www.i-tsc.vn.